Come prevenire errori fiscali e contributivi a fine anno.

Ogni azienda sa quanto sia particolarmente delicato il periodo di fine anno. Un momento in cui ci si concentra a consuntivo su quanto è stato fatto, ed è un buon momento per capire, strategicamente, cosa è bene fare per il prossimo futuro. Si tratta anche di uno dei momenti più delicati nella gestione delle buste paghe. Tra conguagli fiscali, aggiornamenti contributivi e verifiche di dati è facile ritrovarsi con rettifiche tardive, cedolini errati e insoddisfazione da parte dei dipendenti.

Tutto questo si ripercuote irrimediabilmente anche sulla contabilità, sul calcolo del costo del lavoro e sull’elaborazione del budget del personale con effetti diretti sull’azienda.

Molte realtà infatti si concentrano sulla produzione di cedolini mese per mese senza tuttavia impostare un controllo di gestione PayRoll continuo e senza un vero check-up di fine anno.

Errori in busta paga: perché emergono a dicembre?

Durante l’anno si accumulano dati e variabili che incidono sul calcolo di imponibili fiscali e contributivi:

• straordinari e maggiorazioni

• fringe benefit e rimborsi

• ferie e permessi non goduti

• premi produzione e MBO

• congedi e assenze

• variazioni contrattuali

• aliquote e scaglioni IRPEF

Tutto questo può generare:

• Conguagli sovra o sotto stimati

• Tassazioni incoerenti rispetto all’imponibile annuale

• Contributi versati in modo non corretto

• Cedolini da rettificare a gennaio o febbraio (con impatto sul clima interno)

• Rischio di verifiche e sanzioni

Cosa deve fare il PayRoll per prevenire gli errori di fine anno?

Come abbiamo avuto modo di appurare gli errori non si generano a dicembre, ma è a dicembre che questi emergono. Quindi una gestione del PayRoll accurata effettua una serie di verifiche periodiche, non solo nell’ultimo periodo dell’anno.

Ne citiamo alcune. 

Verifica imponibili fiscali e contributivi

• Allineamento imponibile IRPEF vs imponibile INPS

• Correttezza delle voci che concorrono o meno al calcolo

• Monitoraggio mensile dei fringe benefit rispetto ai limiti

Controllo di ferie, permessi e residui

• Residui non coerenti con il calendario annuale

• Conguagli di ferie non godute dove previsto

Revisione dei congedi e delle assenze

• Correttezza delle indennità

• Allineamento con gli importi anticipati e recuperati dall’INPS

Analisi premi e MBO

• Tassazione separata o ordinaria in base alla normativa e alle policy aziendali

• Impatto sul netto dipendente e sul costo del lavoro

Conguaglio fiscale di fine anno

• Calcolo corretto degli scaglioni

• Verifica detrazioni lavoro dipendente e familiari

• Corretto riporto su CU (Certificazione Unica)

Alcune delle azioni consigliate per rendere la gestione del PayRoll un processo monitorato e predittivo.

• Report mensile riepilogativo imponibili
  Per verificare l’imponibile progressivo fiscale mese per mese con l’imponibile stimato utile al calcolo delle detrazioni.
  Da svolgere mensilmente

• Audit trimestrali delle voci retributive
  Per identificare errori prima che si accumulino
  Da svolgere trimestralmente

• Revisione raggiungimento limiti fringe benefit, welfare, oneri deducibili (fondi pensione e casse)
  Per prevenire superamenti del limite esentasse
  Da svolgere semestralmente

• Check up di fine anno
  Per ridurre al minimo rettifiche a gennaio

La consulenza del lavoro e il servizio PayRoll non devono limitarsi ad emettere busta paghe ma devono supportare l’azienda e strutturare un processo di controllo PayRoll efficace, è importante che l’azienda non verifichi solo quanto il PayRoll funzioni, ma se quest’ultimo le permette di avere controllo e gestione.