Il management reporting in azienda: perché è meglio usare un software

Il management reporting può essere inteso, in senso lato, come la descrizione del modo in cui il management prende delle decisioni, gestisce un’organizzazione e monitora i progressi.

I report di gestione aiutano i manager a monitorare ogni più piccolo dettaglio del loro reparto. In questo modo possono trasmettere ai superiori dei documenti chiari e trasparenti e altamente informativi.

I report di gestione variano per contenuto e ampiezza. Possono riguardare aspetti finanziari e operativi relativi a un piccolo segmento dell'azienda, oppure possono contenere report complessi che riguardano la stabilità finanziaria dell’azienda, la sua espansione in una rete di vendita o in un mercato, nonché lo status quo del costo della forza lavoro.

I report di gestione sono una forma di business intelligence e contengono dati di performance e analisi. In questo modo il management può prendere decisioni più informate, che possono far salire il livello di qualità del controllo di gestione, non esauribile in un semplice confronto tra spese e ricavi, aumenti e perdite.

L'obiettivo del management reporting è quello di:

• Misurare e monitorare specifiche metriche di performance e KPI.
• Analizzare lo stato di salute generale dell’azienda e cosa si dovrebbe fare in seguito.
• Determinare i benchmark.
• Garantire una migliore comunicazione tra azionisti, proprietà, management e capi reparto.
• Fornire linee guida per i prossimi passi da intraprendere.
• Fornire informazioni basilari per creare un piano d’azione.
• Monitorare frequentemente le prestazioni.

Come preparare un rapporto di gestione?

Non esiste un tipo specifico di management reporting, una sorta di prontuario da seguire che può essere scaricato, perché dipende anche dagli obiettivi che il documento si prefigge. In linea teorica un rapporto dovrebbe:

• Fissare obiettivi specifici e comprendere i risultati desiderati prima di fare qualsiasi altra cosa.
• Determinate le KPI più rilevanti per il management. I punti di vista del management saranno più ampi e a lungo termine, mentre il rapporto potrebbe suggerire l’idea di stabilire KPI più specifiche.
• Utilizzare una combinazione di dati concreti uniti a uno storytelling o comunque a una presentazione a supporto dei risultati.
• Confrontare i progressi nel tempo e i risultati di anno in anno utilizzando una combinazione di dati storici e in tempo reale.
• Utilizzare grafici, grafici, bacheche, mappe di calore e altre informazioni per aiutare a visualizzare i dati, la loro evoluzione nel tempo.
• Fornire dati precisi, senza possibilità di errori matematici (tra medie, somme e altre formule).
• La “narrazione” a supporto deve essere chiara, concisa e volta a rispondere a tutte le potenziali domande del management.

Cos'è il management reporting interno?

I report interni mantengono gli azionisti o i soci al corrente delle attività aziendali. Nel caso dei rapporti finanziari, i rapporti interni sono utilizzati per monitorare la salute finanziaria di un'azienda e per prendere decisioni strategiche basate su numeri reali.

I rapporti interni provengono da ogni reparto: marketing, servizio clienti, IT, finanza, vendite e operazioni. Spesso contengono informazioni riservate che non devono essere diffuse al di fuori dell'organizzazione.

Come i rapporti di gestione, anche i rapporti interni servono a:

• Aumentare la responsabilità
• Stabilire gli obiettivi
• Monitorare le KPI e le prestazioni
• Incrementare la trasparenza
• Allineare e unificare i reparti, i colleghi e i responsabili delle decisioni.

Tra gli esempi di rapporti interni vi sono:

• Rapporti di cassa
• Analisi e rapporti economici
• Rapporti di previsione
• Rapporti finanziari
• Libri di bilancio
• Rapporti di variazione
• Rapporti KPI
• Relazioni di audit interno.

Il tutto con una comunicazione grafica immediata e comprensibile, utilizzando ad esempio dei colori diversi ed intuitivi (le variazioni in negativo segnate in rosso, quelle in positivo in verde).

Alla base di un mangement reporting di qualità c’è sicuramente un controllo di gestione dello stesso tenore, che individua ogni genere di problematica, analizza in tempo reale lo stato dell’azienda, è in grado di identificare le perdite o la mancanza di competitività dei settori (se non addirittura di una singola unità lavorativa, tramite l’analisi delle presenze e la gestione dei turni).

Compendium Service offre una soluzione software in grado di mettere insieme tutte le informazioni necessarie a un reporting interno chiaro, ben definito, che aiuta a raggiungere gli obiettivi aziendali, attraverso un monitoraggio costante delle proprie attività. Grazie all’impiego di una soluzione di business intelligence avanzata è possibile evitare errori, tagliare i tempi di redazione e offrire una informazione più lineare e comprensibile ad ogni livello.