Quando è indispensabile affidarsi a un servizio di payroll

Nel campo della gestione delle risorse umane, un argomento di punta, delicato e avanzato allo stesso tempo, è quello relativo al payroll. Anzi, si può dire che in un paese come l’Italia, caratterizzato da un labirinto di leggi e contratti di lavoro, non è proprio facile orientarsi nell’elaborazione delle buste paga e degli annessi collegati ad essa. L’adempimento delle leggi diventa difficoltoso: oltre alle possibili sanzioni, sempre importanti in un ambito delicato come quello del lavoro dipendente, lo spreco di energie e risorse potrebbe comportare un costo aggiuntivo che sulle lunghe rischia di frenare la capacità di sviluppo dell’impresa.

Sapere come orientarsi nella gestione delle buste paga (e quindi conoscere ogni problematica per prevenire costose complicazioni) potrebbe comportare un vantaggio competitivo nei confronti della concorrenza.

Il payroll non si definisce nella mera compilazione di tabelle che consentono di tirare fuori numeri dai quali far discendere le analisi di gestione. La verità è che si tratta di una mansione altamente delicata, per cui  occorrono professionalità di valore ed esperte, che spesso l’impresa non è in grado di poter formare o assumere per limiti di budget o per filosofia aziendale. Per questo motivo è sempre più in uso la pratica di esternalizzare il servizio di payroll ad imprese qualificate come Compendium Service.

Ma perché conviene esternalizzare il servizio di payroll? Quali sono i vantaggi dell’outsourcing?

1. Semplificando, il payroll viene inteso come l’elaborazione delle buste paga. Dunque, un servizio che viene realizzato attraverso un gestionale (un software proprietario) che contribuisce a semplificare un lavoro contabile altrimenti ingestibile. In imprese strutturate, la gestione informatica è insostituibile dal momento che sono richiesti alcuni adempimenti di legge come la stampa del cedolino, motivo per cui è fondamentale disporre di un sistema trasparente, semplice, informativo, che può essere impiegato senza difficoltà dall’azienda e dal lavoratore.
2. La realtà pratica dell’azienda, soprattutto nella PMI e nella grande impresa, è fatta di organizzazione del lavoro, giorno dopo giorno, al fine di assicurare sempre il meglio della produttività in ogni reparto e un controllo più puntuale dei costi. Questo in astratto: la differenziazione delle varie tipologie contrattuali unita al rispetto delle garanzie a favore dei lavoratori, mette l’imprenditore nella quasi impossibilità di districarsi tra presenze e assenze dal posto di lavoro, turni e permessi. Un servizio di payroll di alto livello, pertanto, dovrebbe essere comportato dalla gestione dei turni e dalla registrazione automatizzata delle presenze. È importante che i dati raccolti dal software siano precisi e consultabili da ambo le parti, anche da sedi e stabilimenti separati.
3. Il vantaggio più grande è certamente quello dell’informazione. L’informazione sullo stato reale delle cose permette di fare un quadro univoco e sicuro dello stato dell’arte dei rapporti di lavoro dipendente all’interno dell’azienda. Se come imprenditore ti trovi in difficoltà ad avere un quadro preciso sui costi, sui turni, sulle ferie, sulle tipologie di contratto, sui ritardi, sulle presenze, sui motivi di assenza hai bisogno di esternalizzare il servizio. Il vantaggio derivante da informazioni così precise, lavoratore per lavoratore, reparto per reparto, ti consente di assumere decisioni più consapevoli. Il controllo di gestione è importante perché, tra le spese, quella per il personale è la più imponente e la più delicata dal punto di vista legale.
4. L’informazione porta a decisioni consapevoli, come abbiamo detto. L’accesso a queste informazioni, da parte del lavoratore, elimina di molto le controversie interne legate alla gestione dei turni e dei permessi. Quando un imprenditore è trasparente e si affida a un’azienda terza ottiene immediatamente una riduzione dei reclami dei dipendenti. La forza delle informazioni ordinate in modo preciso e dettagliato sta anche in questo, nell’eliminare tensione, armonizzare i turni, individuare i lavoratori più virtuosi, ristabilendo disciplina e incrementando la produttività.
5. Va infine fatto notare che gli adempimenti in tema di tutela del lavoro dipendente sono sempre in aumento. Aumentano anche le tipologie contrattuali, c’è più flessibilità, più mobilità. L’azienda moderna, di medie e grandi dimensioni, è chiamata a uniformarsi alla legge, ma non può pensare che il personale interno possa raggiungere i livelli di esperienza e preparazione di un’azienda dedicata specificamente alla gestione del payroll.

Esternalizzare quindi significa risparmiare tempo e denaro perché si trova la soluzione a tutto, limitando al massimo gli sprechi. Aziende come la nostra forniscono soluzioni personalizzate che riguardano:

- Payroll e post payroll (elaborazione cedolini)

- Gestione e controllo della produttività

- Forecasting e budgeting

- Rilevazione automatizzata delle presenze

- Sistema di gestione dei turni

- Consulenza di lavoro in materia contrattuale e sindacale

- Gestione documentale e assistenza

In questo modo, non ti dovrai più preoccupare di adempimenti di legge che comportano un enorme investimento di risorse ed energie:

- Calcolo di deduzioni, detrazioni e trattenute

- Compilazione di F24

- Allegati per banche

- Denuncia mensile analitica (DMA)

- Compilazione schede per permessi di maternità, malattia

- Comunicazioni dirette al dipendente, che può accedere alla piattaforma e consultare tutto sulla sua posizione.

In sostanza, potrai rivolgerti a un servizio di outsourcing ogniqualvolta ritieni di non avere un controllo efficace delle presenze in azienda, quando non sai quanto spendi, quanto rende una risorsa, quando non hai le competenze adatte per ottenere queste informazioni e agire di conseguenza.