Se c’è una cosa che può fare veramente la differenza all’interno di un’azienda, questa è il controllo di gestione. Un’attività affatto semplice, perché implica la comprensione profonda del funzionamento vivo dell’azienda, della produttività dei singoli reparti, dell’interazione con i dirigenti e dei costi di gestione nel quotidiano e in proiezione. Il controllo di gestione non rileva solo la complessità della materia, che si rafforza in strutture organizzative molto grandi, ma anche la capacità stessa dell’azienda di disporre dei giusti strumenti di analisi e controllo, in un mondo economico-lavorativo nel quale le novità sono all’ordine del giorno, così come gli adempimenti normativi e fiscali.
Per questo sempre più aziende, al fine di identificare i problemi e avere una panoramica completa della gestione amministrativa, si rivolgono ad un servizio di outsourcing quale quello proposto da realtà innovative, come Compendium, che dispongono degli strumenti adeguati per realizzare un efficace controllo di gestione, destinato ad aumentare i ricavi attraverso un controllo capillare dei costi e delle risorse umane.
Un’impresa persegue i propri scopi e, come sappiamo, mette in campo i mezzi per raggiungerli. Nella cornice dell’obiettivo di massima (cioè produrre ricavi e aumentarli nel tempo) esistono dei traguardi intermedi, come ad esempio:
In media tutte le imprese hanno obiettivi di gestione amministrativa-economica da perseguire, perché questi possono rappresentare un vero vantaggio competitivo.
L’azienda è divisa in responsabilità gerarchiche, che devono essere correttamente allineate per produrre in relazione alle risorse disponibili. Ogni obiettivo deve essere valutato economicamente, con un’analisi dei costi e ricavi, o risulterà impossibile capirne veramente la redditività. Il controllo di gestione, in pratica, si occupa di verificare se e come l’impresa raggiunge i propri obiettivi in ciascun reparto, offrendo misurazioni e analisi per aiutare il management nelle decisioni.
Se l’azienda non possiede le competenze specifiche per effettuare il controllo di gestione, o se l’imprenditore, come spesso accade, è concentrato sul funzionamento della propria azienda e non ha modo di occuparsi del controllo di gestione, può ricorrere all’esternalizzazione.
Attraverso l’outsourcing del controllo di gestione è possibile allineare ogni processo decisionale agli obiettivi di business, individuando non solo la resa delle risorse interne, ma anche i comportamenti e le attitudini, oltre a inquadrare in senso amministrativo ogni situazione, semplificando le decisioni.
Specificamente, esternalizzando il controllo di gestione si può avere un’analisi su:
In riferimento al budgeting si fa un’analisi di programmazione dei costi e dei ricavi, utile soprattutto a livello decisionale per capire quanto costa una certa area produttiva, quanto si vende, che ricavi si possono attendere, in che modo i costi impattano nell’immediato futuro.
Il controllo di gestione può fare la differenza nel calcolare ogni unità di costo su base mensile, mostrando quasi in tempo reale quanto pesa la gestione ordinaria dell’azienda. Ciò consente al management di intervenire tempestivamente per eliminare sprechi, perdite o rimuovere reparti. L’analisi, in particolare, consente di avere il quadro completo sui costi di:
Nonostante il focus sui costi e sui risparmi, il controllo di gestione è in grado di rilanciare l’impresa in un’ottica di crescita e programmazione attraverso la misurazione degli obiettivi conseguiti, calcolando quanto si scostano dal forecasting dell’anno precedente.
Una piccola e media impresa deve poter valutare correttamente la diminuzione dei ricavi in un’ottica di mercato, deve comprendere cioè se i ricavi calano per una crisi di mercato e una perdita del potere di acquisto dei clienti. In ogni caso, per contenere le perdite, deve poter disporre di strumenti e conoscenze adeguate per intervenire nei processi interni, anzitutto prevedendo una riduzione dei ricavi e dunque limitando le spese in base a questi nuovi parametri. L’analisi di contabilità generale e di contabilità analitica consente di verificare l’impatto sul fatturato e sull’utile, evitando di prendere decisioni dissennate con il rischio di mettere in crisi la sostenibilità del debito o addirittura l’esistenza stessa dell’azienda.
L’analisi è estesa sia ai ricavi che ai costi: in particolare, oltre alle vendite e al personale, il calcolo e la previsione dettagliata dei costi di distribuzione, di approvvigionamento, di logistica, di gestione dei macchinari, nonché tutti i costi relativi alle collaborazioni esterne e alle consulenze, considerando anche le quote parte per gli ammortamenti e le immobilizzazioni. Una parte importante è anche quella riguardante l’analisi dei costi amministrativi: per un imprenditore è molto importante conoscere lo stato dell’arte dei costi fiscali, delle spese di cancelleria e di quelle postali, di quelle relative al personale amministrativo, alla manutenzione dei macchinari, degli stabilimenti e degli uffici, nonché tutte quelle spese relative alle operazioni bancarie e ai finanziamenti (interessi a medio e lungo termine).
Nel controllo di gestione questa attività costante di monitoraggio e reporting, insomma, può essere considerato un manuale di riferimento a cui attingere per assicurarsi una gestione corretta e dinamica dell’impresa, facendo fronte agli inevitabili cambiamenti del mercato.
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