Elaborazione buste paga: come ottimizzare il processo

Busta paga: introduzione 

La busta paga è un documento contabile all’interno del quale vengono riportati tutti gli elementi relativi al rapporto di lavoro e alla retribuzione del lavoratore dipendente. 

Al suo interno devono figurare tutti i punti che concorrono alla retribuzione, i dati che identificano il datore di lavoro e il soggetto spettante e le varie trattenute. 

Busta paga: componenti

Questo documento si compone di più parti che possiamo riassumere così: 

• Elementi identificativi delle parti. Qui ritroviamo i dati identificativi del datore di lavoro e del dipendente. Per il primo abbiamo ragione sociale, codice fiscale/partita IVA, indirizzo della sede legale dell’azienda in oggetto, le posizioni assicurative e previdenziali, unità produttiva, centro di costo/reparto di riferimento del dipendente. Per il lavoratore invece figurano generalità, data di assunzione, qualifica, mansione e livello. 

• Composizione della retribuzione. Quanto spetta al lavoratore dipende prima di tutto dal CCNL, dopodiché entrano in gioco una serie di altri fattori tra cui: gli elementi ordinari della retribuzione (paga base, EDR, superminimo, etc), le varie indennità che fanno parte degli elementi aggiuntivi della retribuzione, tredicesima, quattordicesima, premi di produttività fino alle voci relative alla retribuzione differita come il trattamento di fine rapporto o l’indennità sostitutiva per ferie e permessi non goduti. 

• Corpo. Qui viene determinato il valore effettivo dello stipendio sulla base delle ore lavorate e quindi di prestazione effettivamente svolta, più gli eventuali straordinari, notturni o festivi. Oltre ciò si conteggiano anche possibili assenze retribuite, assegni per nucleo familiare, indennità di trasferta o qualsivoglia voce relativa agli eventi tutelati. 

• Determinazione delle trattenute (previdenziali e fiscali). Con il termine trattenute previdenziali intendiamo i contributi INPS trattenuti al lavoratore ai fini pensionistici mentre con trattenute fiscali (calcolate a scaglioni percentuali), le trattenute versate dal datore di lavoro all’erario. Partendo dal lordo mensile si arriva all’imponibile contributivo sul quale si calcolano i contributi INPS di cui sopra. Dall’imponibile IRPEF ottenuto verrà calcolata la percentuale di riferimento fiscale che verrà abbattuta a sua volta dalle detrazioni da lavoro dipendente (ed altre). Il risultato è l'IRPEF netta versata dunque sull’F24. Il netto in busta si ottiene dunque dal lordo, meno i contributi INPS, meno l’IRPEF netta. 

• Contatori statistici relativi alla gestione ferie, ROL, ex festività e banca ore. 

• Calendario delle presenze in cui figurano le ore lavorate dal dipendente e le eventuali ferie, permessi e/o assenze. 

• Firma della busta paga. 

Chi può elaborare la busta paga? 

La stesura della busta paga spetta a professionisti, abilitati alla sua elaborazione. Questi possono essere: 

• Avvocati

• Commercialisti

• Consulenti del Lavoro

• Ragionieri

• Periti commerciali

Quest’attenzione verso la figura preposta risulta necessaria per tutte le peculiarità e gli adempimenti che bisogna conoscere. Le attività non si fermano alla sola elaborazione del cedolino ma si estendono verso una serie di incarichi differenti: 

• Preparazione del modello F24

• Versamento dei contributi

• Invio del modello 770

• Trasmissione degli UNIEMENS 

• Compilazione del LUL (Libro Unico del Lavoro)

• Elaborazione CU

E viene anche da chiedersi: con quali strumenti i cedolini possono essere elaborati? Sicuramente il modo migliore è attraverso piattaforme digitali dedicate ma c’è chi ancora si avvale di fogli excel o addirittura li crea manualmente. 

Si tratta in conclusione di un lavoro complesso ed articolato da svolgere con la massima meticolosità. Ragion per cui molto spesso le aziende si affidano a professionisti esterni, appoggiandosi a società che offrono proprio questo servizio in outsourcing.  

Per tale ragione, Compendium mette a disposizione delle aziende clienti un panel di professionisti - tra Consulenti del Lavoro e Payroll Specialist - in grado di seguire dalla A alla Z tutte le attività relative al mondo HR & Payroll, avvalendosi non solo di strumenti digitali per l’elaborazione delle buste paga ma anche di software - in questo caso l’HR Compendium Platform creata internamente dal nostro team di sviluppo - per la gestione a 360° delle Risorse Umane.