Controllo di gestione. La Pianificazione delle Scorte di Food nella ristorazione

I costi principali nell’ambito di un conto economico di un’attività di ristorazione sono: il cibo e il personale. Il totale del prodotto per la quantità necessaria a realizzare una ricetta è importante perché permette di tenere sotto controllo le spese e di ottimizzare il lavoro dei collaboratori. Fondamentale al riguardo risulta l’analisi della differenza inventariale in un ristorante da impostare in un periodo di tempo regolare includendo nel calcolo gli elementi base: venduto, acquisti, magazzino e scorte.

Il costo

Il corretto calcolo del costo del cibo migliora la gestione e incrementa il fatturato risparmiando grazie all'eliminazione degli sprechi. Nella ristorazione l’unico costo che può considerarsi variabile è inequivocabilmente quello delle derrate alimentari, il food, il beverage, ed ultimamente anche il packaging. Le materie prime possono incidere fino al 30% del valore del food cost, da qui la necessità di curarne la loro gestione, così come mantenerne sotto controllo l’inventario. Tutte le altre voci di costo sono, e vanno, considerate fisse, perché è più semplice capire come funziona l’attività, e perché essendo una attività di servizio, per determinare l’incidenza dei costi (fissi e variabili) per cliente servito o per output realizzato, solamente alla fine del ciclo produttivo è possibile fare questa misurazione. I costi di materie prime e prodotti sono il costo variabile per eccellenza. Il costo rilevante, per il principio di competenza economica, è quello del consumo e non quello dell’acquisto. Il consumo si determina sommando agli acquisti le rimanenze all’inizio del periodo e sottraendo le rimanenze alla fine del periodo. In altre parole, il consumo delle materie può essere definito costo del venduto.
L’algoritmo di calcolo è il seguente:

CONSUMO / COSTO del VENDUTO = rimanenze iniziali + acquisti – rimanenze finali

Quindi se si acquista, ma non si vende il consumo è zero. Le rimanenze costituiscono costi non consumati che genereranno ricavi futuri tramite la vendita (di prodotti finiti e merci) o tramite i cicli produttivi futuri (materie prime, semilavorati, prodotti e servizi in corso di lavorazione). Le Rimanenze Iniziali rappresentano la giacenza di magazzino all’inizio del periodo. Le Rimanenze Finali sono le giacenze di magazzino rilevate al termine del periodo.

Da un punto di vista contabile:

• le Rimanenze Finali sono rettifiche di costi e quindi vanno imputati al conto economico tra i componenti positivi.
• le Rimanenze Iniziali sono invece costi e quindi vanno imputati al conto economico tra i componenti negativi.

Le rimanenze finali in bilancio devono coincidere con le rimanenze iniziali del periodo successivo. Dal punto di vista finanziario le scorte dovranno girare velocemente nel magazzino (rimanerci meno tempo possibile) in modo da non costituire una immobilizzazione, in pratica per non rischiare di avere per troppo tempo denaro fermo in magazzino, che abbiamo speso ma che non ci dà reddito.
Le scorte rappresentano per l’azienda delle immobilizzazioni di capitale. Se da un lato è necessario mantenere sempre un certo quantitativo di scorte di magazzino per evitare di perdere ordini dai clienti, dall’altro le scorte di magazzino devono essere minimizzate perché acquistare significa perdere liquidità, liquidità che potrebbe essere investita diversamente. Mantenere scorte di magazzino costa in termine di
spese relative a: spazio occupato, conservazione, imballaggi, addetti di magazzino ecc.

Tutto quello che non è prodotto finito venduto al cliente finale è per l’azienda è registrato come costo. Quindi, anche per valutare quanto denaro abbiamo “fermo” in magazzino, quest’ultimo dovrà essere tenuto sotto controllo.

Come fare? Quale metodo applicare? Come evitare sprechi?

Periodicamente è buona regola fare un inventario, in modo da valutare quantità stoccate e investimento immobilizzato. 

L’ideale è una gestione mensile che si rifletta anche nell’elaborazione del Profit and Loss mensile che ogni azienda della ristorazione dovrebbe produrre. Il controllo periodico del magazzino assolve a due funzioni fondamentali: 

• Verifica che tutto sia “in ordine”, che non ci siano ammanchi dovuti a furti, o prodotti scaduti; 
• Permette il controllo finanziario degli stock e dei prodotti (efficienza di gestione delle scorte); 

Se il costo del cibo risulta molto maggiore rispetto al mese precedente, prima di indagare su eventuali furti nel ristorante o problemi operativi, occorre verificare che i processi per il calcolo del food cost siano eseguiti in modo corretto e coerente rispetto ai periodi a paragone. 

È importante includere nel calcolo anche il fattore differenza inventariale. Per monitorarla in maniera efficace per una gestione efficiente del ristorante è importante eseguire più volte l’inventario dei prodotti in sala da pranzo, di quelli necessari al servizio e alla cucina, in questo modo si avrà una stima dei livelli medi a cui paragonare le quantità nei diversi periodi della giornata/della settimana/del mese/dell’anno. 

Il confronto con i periodi precedenti e il monitoraggio continuo di costi e vendite possono essere davvero utili nell'individuare problemi e nel determinare le tendenze del mercato, perché la diminuzione del costo del cibo merita attenzione tanto quanto un aumento. L’obiettivo è di legare le spese alla standardizzazione delle ricette e avere dei target di riferimento per ciascun ristorante o punto vendita, sia per le entrate che per le uscite. 

La corretta gestione degli ordini e delle giacenze

Una delle difficoltà più pressanti nella ristorazione è la corretta gestione degli ordini e delle giacenze allo scopo di avere le giuste quantità in magazzino ed evitare sprechi e ammanchi così da mantenere le spese sotto controllo. 

L’organizzazione delle merci, la pianificazione degli acquisti e la conservazione dei prodotti sono operazioni cruciali per il successo degli affari ed influenzano positivamente guadagni e margini dell’attività. 

Come in ogni attività della vita è sempre una questione di equilibrio; ma per decidere gli acquisti è necessario eseguire un’analisi del costo del venduto! 

Il management di un ristorante, di una catena o di un franchising deve essere ben consapevole della quantità di materie prime a disposizione e di come queste vengano utilizzate. Deve sapere se mancano prodotti, se ce ne sono in eccesso o se si verifichino ingenti sprechi con conseguenze negative sulla redditività. Se non si hanno a disposizione queste informazioni, il rischio di perdita è davvero concreto. Ecco perché è importante avere le idee chiare sull'inventario: più informazioni si hanno, più l'uso dei prodotti è ottimizzato e maggiore è il ROI. 

I costi di gestione possono essere contenuti grazie all'analisi e al controllo delle spese per gli alimenti: fondamentale è l’individuazione dei cibi con maggiore impatto economico che permette di mettere a fuoco eventuali spese superflue eliminando le varianti dei piatti non redditizie. 

Essere costretti a gettare grandi quantità di cibo non è conveniente sotto nessun punto di vista. Il metodo più efficace per evitare sprechi è pianificare con attenzione la settimana, facendo una stima il più precisa possibile di ciò che potrebbe servire e ordinando il giusto quantitativo di prodotti. 

È in questa fase che assume grande importanza un buon lavoro di inventario. L’inventario è quell’operazione in cui viene dato un valore economico a tutte le rimanenze stoccate nel locale. 

La prima regola nella gestione delle merci è detta del FIFO. L’acronimo si traduce con “First In, First Out” (prima dentro, prima fuori). Concretamente i primi prodotti che entrano in magazzino devono anche essere i primi a uscire. Potrebbe essere utile immagazzinare le merci in base all’ordine di arrivo e alla scadenza, posizionando in  avanti sullo scaffale i prodotti meno freschi, da consumare prima. Il controllo delle scadenze va eseguito regolarmente. 

Dopo essere pervenuti alla determinazione del prodotto consumato occorre eseguire il rapporto tra il medesimo e gli incassi realizzati. Tale percentuale potrebbe non soddisfare l’imprenditore, o comunque essere distante dalle previsioni fatte. Occorre a questo punto quindi capire dove e per colpa di quale piatto o gruppo di piatti è stato registrato un food cost più alto: sono cambiate le ricette? Sono cambiati i prezzi di acquisto di alcuni prodotti? Ci sono stati sprechi particolari? Sono spariti dei prodotti dalla dispensa? 

Le cause potrebbero essere molteplici. 

In definitiva, la gestione intelligente dell’inventario nel mondo della ristorazione contribuisce certamente al contenimento dei costi, all’incremento dei profitti ed alla realizzazione di un business sostenibile ed ecologicamente responsabile.