Rilevazione presenze: le modalità a confronto. Tra strumenti obsoleti e sistemi digitali innovativi.

La rilevazione presenze dei dipendenti è una delle attività dell’HR & PayRoll più importanti poiché costituisce la base concreta di ogni busta paga. Per questo motivo la loro corretta gestione si riflette positivamente su una elaborazione del cedolino veloce, ma soprattutto senza errori.

Ad oggi sono tante le modalità che aiutano i responsabili delle risorse umane a definire gli orari e le giornate del singolo lavoratore in azienda. 

Questi possono essere metodi obsoleti o innovativi a seconda delle esigenze del business, del fatturato, della sua dimensione o strutturazione.

In prima battuta, tra gli strumenti tradizionali e farraginosi è possibile citare il libro presenze, in cui manualmente e giorno per giorno vengono trascritti gli orari di lavoro e le eventuali assenze del lavoratore. Tale registro viene poi consegnato al Consulente del Lavoro che si adopererà al caricamento dei dati relativi e alla costruzione della busta paga. Si tratta di una procedura che espone a facili errori sul cedolino, perché aumentano le probabilità di defaillance umana, possibilità di perdita materiale cartaceo, o anche errata trascrizione delle malattie e delle ferie.

I Marcatempo (badge), rappresentano un altro strumento obsoleto di rilevazione presenze. In questo caso i dati relativi all’orario di lavoro sono conteggiati in modo più semplice e automatico, tuttavia utilizzare i badge fisici espone ad alcune possibili inefficienze: dalle timbrature non veritiere alle dimenticanze volontarie o involontarie. Il che ha un’unica conseguenza: errori in busta paga, perdita di tempo e costi nella fase di controllo e post attività.

Sistemi di rilevazione presenze: questi si configurano come soluzioni innovative che permettono un notevole risparmio di tempo e risorse, nonché la riduzione al minimo di generare errori in busta paga. 

Ovviamente è indispensabile adottare sistemi a norma e affidarsi ad un partner che garantisca una gestione trasparente e una repository cloud sicura dei dati e delle informazioni del personale.

Il sistema di rilevazione presenze dell’HR Compendium Platform raccoglie in modo digitalizzato e automatico le timbrature dei dipendenti, consultabili in qualsiasi momento e da qualunque device (il portale è anche app). Grazie alla dashboard inoltre, il dipendente può richiedere permessi, ferie o cambi turno. Tutto in modo semplice, veloce e in real time per una comunicazione snella tra azienda e lavoratore.

I responsabili delle risorse umane hanno quindi il pieno controllo:

• sulle presenze, 

• sulle assenze, 

• sul monte ore lavorate.

E possono monitorare costantemente gli accessi dei singoli collaboratori grazie ad un sistema automatico.

La digitalizzazione dell’Universo People rappresenta quindi un plus distintivo del servizio in outsourcing dell’HR & PayRoll di Compendium e si traduce come risolutore di inefficienze e problematiche che possono riversarsi in maniera negativa in termini di costi e risorse. Ma soprattutto tempo tolto a dedicarsi alle attività veramente indispensabile per l’azienda: il suo core business.