Geolocalizzazione del dipendente e diritto di accesso ai dati relativi. Le recenti indicazioni del garante privacy sul tema

L’Autorità Garante per la Privacy è di recente intervenuta, nella newsletter pubblicata in data 11.09.2023, su una tematica di interesse sempre crescente, in relazione alla quale sorgono spesso interrogativi e dubbi applicativi.

Ci si riferisce, nello specifico, alla questione relativa al rilascio dei dati riguardanti la geolocalizzazione dei dipendenti che formulino apposita domanda in questo senso.

Il Garante ha, in particolare, fornito risposta al seguente quesito: 

l’Azienda è tenuta a fornire i dati relativi alla geolocalizzazione del dipendente nel caso in cui il lavoratore formuli apposita richiesta in questo senso?

È stata prima di tutto ribadita la legittimità dell’utilizzo da parte del Datore di Lavoro di tali sistemi di geolocalizzazione, ai quali si fa ricorso sempre più di frequente, nel momento in cui vengano rispettate tutte le indicazioni fornite dal Garante medesimo per assicurare piena tutela alla privacy del dipendente.

Si riepilogano di seguito sinteticamente ali indicazioni rilevanti.

L’Azienda dovrà:

• verificare che il fornitore del sistema abbia correttamente applicato i principi vigenti in tema di tutela della privacy, anche nella fase successiva di sviluppo del sistema (formalizzando anche l’impegno contrattuale del caso); 

• erogare apposita formazione al personale in merito all’accesso al sistema e al suo utilizzo nel rispetto della privacy di tutti gli interessati; 

• fornire tutte le più complete informative del caso, a tutti i soggetti coinvolti (dipendenti, clienti e chiunque altro utilizzi il sistema di geolocalizzazione in questione), ferme le tutele specifiche di legge e della contrattazione collettiva di volta in volta applicata nel caso in cui si tratti di dipendenti.

Fatte queste premesse, il Garante ha concluso per l’esistenza di un obbligo specifico del Datore di lavoro di dare riscontro alla richiesta del lavoratore di avere visione dei dati relativi alla geolocalizzazione, nel momento in cui la richiesta venga formulata in maniera corretta e abbia per oggetto, ad esempio, la verifica di dati di interesse e di rilievo per il prestatore medesimo.

Nel caso specifico esaminato dall’Autorità Garante, l’Azienda datrice di lavoro non aveva dato seguito alla richiesta espressa di alcuni lavoratori che avevano domandato i dati in questione al fine di procedere con la verifica della correttezza dei cedolini elaborati, con particolare riferimento al corrispondente trattamento economico e alla determinazione dei rimborsi chilometrici. 

La condotta non è stata ritenuta legittima e corretta da parte dell’Autorità che ha, quindi, sanzionato il comportamento della Società non essendoci alcuna valida ragione ostativa alla condivisione del dato richiesto.

Il Garante di conseguenza, dopo aver verificato l’inadempimento rispetto alla richiesta lecita avanzata dai suddetti lavoratori, ha specificato come fosse obbligo del datore di lavoro fornire i dati in questione. 

L’Azienda avrebbe potuto omettere l’evasione della richiesta di fornitura dei dati di geolocalizzazione, solo nel caso di oggettiva e motivata impossibilità di accoglimento della richiesta in questione, così da non pregiudicare la posizione del dipendente.