Budget del personale e costo del lavoro: voci dirette e indirette e come determinare il fabbisogno di manodopera.

In qualsiasi realtà imprenditoriale le risorse umane costituiscono il vero motore di un’azienda, il fattore produttivo determinante per il successo di un business. Proprio per questo motivo è una delle voci che influisce più di altre sulla situazione economica aziendale e sui costi in generale. 

Pertanto è fondamentale concentrarsi sui concetti di budget del personale e costo del lavoro, i quali costruiscono una panoramica dettagliata e un patrimonio informativo non indifferente a supporto non solo degli Head of PayRoll, ma anche dei CFO, dei Controller e del management in generale.

Quando parliamo di risorse umane infatti non possiamo limitarci ai suoi aspetti operativi e amministrativi legati all’HR & PayRoll, bensì ampliare l’orizzonte concettuale e volgere l’attenzione anche al controllo di gestione.

Difatti, l’analisi dei costi del personale è uno degli step più importanti per costruire il budget del personale, il quale irrimediabilmente indicherà all’azienda quale strategia di sviluppo dover seguire. Grazie ai meccanismi insiti nel processo di controllo di gestione è inoltre possibile fare un benchmark sull’andamento dei costi effettivi e quello ipotizzato nel budget: lo scopo è individuare, ogni qual volta sia necessario, le azioni più idonee da intraprendere e la presenza o meno di inefficienze. 

Avere il pieno controllo di ogni aspetto relativo al costo del lavoro permette al management di configurare determinate azioni:

• una migliore organizzazione del comparto produttivo,

• la revisione degli elementi retributivi,

• l’incremento dell’organico nelle aree che necessitano di un maggior supporto,

• la riduzione del personale se necessario,

• l’impiego di differenti forme di ammortizzatori sociali.

Si tratta di un processo operativo che concorre a creare un tramaglio di informazioni di tipo economico e finanziario non indifferente.

Ma cos’è il budget del personale?

Il budget del personale è il costo del capitale umano il quale può essere analizzato considerando due punti di vista poiché si tratta di uno strumento previsionale e consuntivo (per monitorare le performance, il raggiungimento degli obiettivi e la produttività). Stando a tale ratio, il budget del personale incide quindi sulle strategie aziendali.

I costi relativi al personale vanno infatti dall’acquisizione del lavoratore (ricerca e selezione delle risorse umane), al mantenimento (retribuzione, premi, benefit, etc), fino al suo sviluppo (costi di formazione). Il capitale umano è quindi parte integrante della strategia economica di un business ed in quanto tale deve essere considerato come variabile temporale di medio-lungo periodo, rientrando nel piano degli investimenti duraturi.

Come si costruisce il budget del personale?

Sono diversi gli step che concorrono a costruire un budget del personale oculato. Per citarne alcuni: analisi dell’organico, analisi del consuntivo, definizione fabbisogno di manodopera, determinazione elementi contributivi e retributivi, incidenza servizi legati al personale, etc.

Come si determina il fabbisogno di manodopera?

Per poter definire il fabbisogno di manodopera è fondamentale analizzare bene una delle voci più importanti di qualsiasi conto economico: quello delle rimanenze iniziali e finali. Infatti, grazie alla stima delle rimanenze iniziali di prodotti e servizi è possibile decidere la quantità di rimanenze finali così da poter stabilire il quantitativo da produrre. A questo punto entrano in gioco infatti sia il budget delle vendite, che il budget di produzione. Il fabbisogno di ore di manodopera dipende poi dalle unità di produzione previste per i tempi standard. Ed è dividere il fabbisogno di manodopera per le ore lavorate attribuite al dipendente (annuali, al netto delle festività infrasettimanale, le ferie, le ore di assenteismo) che ci fornisce una stima concreta dell’organico del personale necessario. 

Cos’è il costo del lavoro?

Il costo del lavoro è l’insieme delle voci riferibili al capitale umano e va registrato a livello economico e finanziario dell’azienda ed è costituito sia da voci dirette e indirette. 

Quando parliamo di voci dirette ci riferiamo alle retribuzioni, ai premi, al TFR; mentre le voci indirette sono i fondi di previdenza, le assicurazioni obbligatorie, i contributi previdenziali, l’assistenza sanitaria, etc.

Quelle elencate nel nostro approfondimento sono tutti elementi che incidono fortemente sulle scelte strategiche di business e conoscerle a tutto tondo è ben presto detto indispensabile per il successo di qualsiasi azienda. 

Per facilitare il lavoro degli Head of PayRoll, dei Controller e dei CFO nella determinazione di tali elementi vengono in aiuto sia la digitalizzazione che l’automazione delle informazioni contabili, i quali grazie ai sistemi digitali di Business Intelligence concorrono a costruire un patrimonio informativo utilissimo, sempre aggiornato e costantemente a disposizione dei responsabili preposti alla sua visione.

Nel concreto, è grazie alla Business Intelligence e alla sua reportistica sull’HR Analytics di facile lettura che è possibile conoscere il tasso di assenteismo (di un singolo reparto, di una specifica area geografica, di un singolo reparto per area geografica, per seniority, etc) ed è sempre grazie alla BI che è possibile avere un dato aggiornato delle rimanenze iniziali e finali. Tutti dati che, abbiamo già visto, determinano il fabbisogno di manodopera.
Quindi, sfruttare le potenzialità di un servizio in outsourcing come quello di Compendium vuol dire disporre non solo delle competenze di esperti professionisti di settore, ma nel nostro caso specifico, avvalersi dell’innovazione metodologica dettata dall’utilizzo dei sistemi digitali di Business Intelligence.