Rilevazione presenze e gestione dei turni di lavoro, perché automatizzare

Il controllo di gestione è fondamentale: in un’azienda moderna, aperta alla digitalizzazione, poter contare su analisi scrupolose e puntuali può rappresentare un grande vantaggio in termini di riduzione dei costi. Compendium, tra gli altri servizi, offre la possibilità di gestire tramite software i turni del personale.

Il software di gestione dei turni mira a rendere molto più semplice l'area delle risorse umane e non si limita a rilevare le presenze del personale in modo efficiente. Il sistema di gestione turni, semplice da usare e accessibile da ogni dispositivo, consente di:

• organizzare i turni, liberando tempo prezioso che può essere impiegato in altri task;
• gestire i turni con facilità, apportando variazioni e modifiche per non lasciare buchi scoperti;
• informare i dipendenti in modo facile e veloce;
• amministrare le presenze in ogni momento e luogo.

Questi benefici, seppur ovvi, vanno ad incidere positivamente sulle finanze di un’impresa. Meno scontati sono gli altri vantaggi, derivanti da una digitalizzazione del sistema di rilevazione.

1.I dipendenti sono più contenti, e ciò si riflette nella qualità dei prodotti o servizi offerti alla propria clientela.

Il sistema di gestione automatizzata consente ai dipendenti di intervenire direttamente sullo scheduling chiedendo permessi, periodi di ferie, cambiamenti di turno. Questo sistema è interattivo: il responsabile del turno riceverà un’immediata notifica della richiesta e potrà decidere se approvarla a meno grazie alla rilevazione, in tempo reale, delle presenze dei dipendenti. Quindi, avendo un quadro di insieme, potrà assumere decisioni coerenti, rapide, efficienti, che non lasceranno scoperte le tradizionali caselle. Al contempo, i dipendenti, avendo a che fare con un’interfaccia di semplice gestione che fornisce un panorama complessivo della situazione, impareranno a coordinarsi meglio con le necessità aziendali e con quelle dei colleghi, creando un ambiente di lavoro più armonioso e produttivo.

Grazie a questo sistema, infatti, sarà molto più facile assegnare in modo corretto e coerente le ore di lavoro, quelle di permesso o di ferie, evitando ingiustizie, trattamenti di favore o dimenticanze. Il dipendente, avendo a che fare con un software “democratico”, sarà certamente più motivato e felice di portare a termine i suoi compiti, sapendo di poter contare su un sistema efficiente e flessibile.

2.La visione di insieme consente di dedicarsi agli obiettivi aziendali, pur attribuendo la necessaria importanza alla gestione dei turni di lavoro e alla rilevazione delle presenze.

L’esternalizzazione di servizi relativi all’amministrazione delle risorse umane libera l’azienda da incombenze antipatiche e onerose, consentendole di focalizzarsi sul raggiungimento degli obiettivi di vendita. Un software come il nostro pemette all’azienda di avere un sistema di rilevazione presenze e di gestione di turni al top, mantenendo il focus sugli obiettivi di business. Anzi, i due aspetti rappresentano le facce della stessa medaglia. È assai difficile che un’impresa riesca a raggiungere i propri obiettivi di business in un quadro di gestione dei dipendenti caotico e non immediato. Va anche aggiunto che ormai siamo abituati a un mondo nel quale le informazioni fluiscono in modo rapido e veloce. Fare affidamento su sistemi lenti, poco credibili (diciamo pure tradizionali) fa sembrare l’azienda obsoleta, generando problemi a catena che prima o poi si riverbereranno nella qualità del prodotto o del servizio offerto. La mancanza di comunicazione tra reparti genera conflitti ed equivoci e può essere accettabile solo fino a quando resta contenuta. Soprattutto se essa dipende dall’incapacità di gestire le presenze e i turni, può comportare un aumento dei costi e una perdita della credibilità del management.

3. Più tempo a disposizione per l’impresa.

Chiunque abbia a che fare con la gestione del personale, in particolare dei turni, delle presenze e dei permessi, sa benissimo che rappresenta una spina nel fianco. Oltre a generare i problemi di cui sopra, si tratta di un compito non produttivo, che impiega risorse al solo fine di garantire la continuità dell’unità produttiva. Affidandosi invece a una piattaforma intuitiva e di semplice uso, completa in ogni sua funzione, non solo si libera personale ma si trasforma una mera pratica amministrativa in un asset fondamentale. Ci si può focalizzare sugli obiettivi imprenditoriali avendo le spalle coperte, senza preoccuparsi di dover amministrare il personale, un limite non indifferente, quando si pensa a riorganizzare dei reparti, aggiungere stabilimenti, allargare le linee di vendita, razionalizzare la forza lavoro nel suo complesso evitando sprechi. Il responsabile dei turni, avendo un quadro chiaro e obiettivo della situazione, potrà scegliere per il meglio potendo contare su una bacheca che gli fornisce – per ogni lavoratore – tutte le informazioni di cui necessita per gestire i turni e le presenze.

Questo è tanto più vero in quelle aziende con turni notturni o aperture sette giorni su sette, o che fanno ricorso a prestazioni di lavoro particolari organizzate secondo modelli contrattuali flessibili, ciascuno con una sua particolarità.

Perché adottare la pianificazione automatica dei turni di lavoro.

Per riepilogare, ecco i vantaggi concreti dell’affidarsi a un servizio digitale, moderno e funzionale di gestione dei turni e verifica delle presenze:

• assicurare un funzionamento regolare ed efficiente, senza interruzioni. Tutti i dipendenti conoscono i loro turni di lavoro, il responsabile ha un quadro complessivo della situazione;
• avere record in database per ogni lavoratore. Il responsabile può valutare il rendimento e l’attività di ogni singolo dipendente, verificando la presenza di comportamenti ripetitivi (esempio: timbrare più volte in ritardo, uscire prima…);
• gestire turni e presenze in maniera semplificata, soprattutto in quelle aziende che forniscono servizi o vendono prodotti 24/7;
• garantire una politica di assegnazione dei permessi e di amministrazione dei turni equa e giusta, che influenzi positivamente il rendimento e l’armonia nel posto di lavoro;
• organizzare efficacemente gli orari di straordinario, dei contratti flessibili etc.